Saat ini, banyak platform virtual event yang tersedia, dengan berbagai bentuk dan ukuran yang berbeda. Platform yang menawarkan banyak solusi untuk sebuah acara, belum tentu sesuai dengan kebutuhan Anda. Jadi, bagaimana memilih platform virtual event yang tepat? Berikut adalah tips yang bisa Anda pelajari dalam memilih platform untuk acara Anda.

Dapat Digunakan dalam Semua Jenis Acara

Sebelum Anda masuk ke dalam fitur yang ditawarkan, penting untuk mengetahui apakah platform tersebut dapat mencakup semua yang diperlukan. Anda harus mulai memikirkan bahwa mungkin Anda akan kembali mengadakan acara secara offline, atau membuat acara secara hibrida. Pilihlah platform yang mendukung semua acara dalam satu pusat data. Dengan begini, Anda tidak perlu khawatir karena Anda dapat dengan mudah membuat acara baik virtual, tatap muka, atau hibrida.

Misalnya, ketahui lebih dulu apakah platform yang Anda pilih dapat menggabungkan pengalaman acara offline dan virtual. Karena, tentu Anda tidak ingin mengadakan sebuah acara yang hanya bisa dirasakan secara maya saja, tetapi menghadirkan situasi seolah sedang berada di dalam acara secara langsung juga sangat penting.

Manajemen Acara End-to-End

Selanjutnya, dalam memilih platform yang tepat, perhatikan apakah semua fitur yang Anda perlukan tersedia tanpa harus menggunakan jasa pihak ketiga. Hal ini sangat penting, jangan sampai Anda menggunakan platform yang nantinya akan membuang biaya lebih besar juga waktu yang lebih banyak.

Memberikan Kemudahan Penggunaan

Dalam sebuah acara akan ada banyak pihak yang terlibat, mulai dari penyelenggara, pembicara, dan audiens atau peserta. Umumnya, indikator keberhasilan sebuah acara berada pada kepuasan audiens saat menghadiri dan mengikuti acara Anda. Namun, ada masalah yang kerap terjadi yaitu anggapan bahwa mengikuti acara virtual tidak semudah menghadiri acara offline. Untuk itu, Anda perlu memastikan apakah platform yang digunakan menawarkan kemudahan dalam penggunaan dan pengaturannya. Dan pastikan juga platform Anda memberikan tampilan visual yang jernih sehingga audiens merasa nyaman saat melihatnya.

Mendukung Siaran Langsung dan Siaran Ulang

Saat mengikuti sebuah acara jadwal sering kali menjadi masalah utama. Terkadang, ada beberapa acara yang diselenggarakan di waktu yang bersamaan, sehingga kita harus memutuskan untuk memilih salah satunya. Ini juga menjadi hal yang harus Anda perhatikan. Anda bisa membuat acara Anda memiliki keunggulan lebih dengan menyediakan rekaman siaran ulang. Untuk itu, Anda perlu cermat ketika memilih platform yang akan Anda gunakan. Pastikan bahwa platform tersebut memungkinkan Anda untuk menonton kembali acara yang telah disiarkan. Dengan begitu audiens yang tidak dapat hadir tetap bisa menyaksikan dan menikmati acara Anda.

Fitur untuk Memfasilitasi Audiens

Anda pasti pernah mendengar istilah “zoom fatigue.” Istilah ini ramai diperbincangkan karena berkaitan dengan gangguan yang dialami oleh seseorang saat mengikuti acara online. Gangguan ini berupa kelelahan, kekhawatiran, dan kejenuhan yang dirasakan akibat penggunaan platform komunikasi virtual yang berlebihan. Masalah ini harus menjadi perhatian Anda ketika memilih platform virtual event.

Anda harus memastikan fitur apa saja yang ditawarkan oleh platform tersebut yang dapat memfasilitasi audiens. Mulai dari fitur interaktif seperti ruang obrolan, fitur untuk tanya jawab, polling, kuis, dan survei. Pastikan juga platform yang Anda pilih menyediakan fitur hiburan

berupa games agar audiens tidak merasa bosan. Di samping itu, Anda juga harus mengetahui fleksibilitas yang Anda miliki dalam menggunakan fitur-fitur ini. Sebab, fitur yang berlebihan juga dapat berdampak negatif jika tidak diperlukan untuk acara Anda.

Menyediakan Analisis Data

Anda tentu sudah mengetahui bahwa data analisis dan laporan adalah hal yang penting ketika mengadakan sebuah event. Hal itu dikarenakan data dapat membantu Anda mengetahui seberapa berhasil acara Anda dan perbaikan apa yang perlu dilakukan untuk acara selanjutnya. Anda juga dapat melihat detail informasi mengenai acara, seperti data audiens, interaksi yang dilakukan, hasil survei, dan masih banyak lagi. Maka itu, Anda perlu memilih platform yang dapat memberikan hasil data yang akurat dalam acara Anda. pastikan juga bahwa data tersebut berada dalam penyimpanan yang aman.

Itu dia beberapa tips yang bisa Anda pelajari sebelum memilih platform virtual event. Selain beberapa poin yang telah disebutkan, penting bagi Anda untuk merasa nyaman bekerja dengan penyedia platform acara virtual Anda. Tanyakan lebih dahulu bagaimana sistem kerjanya, pengaturan ketika acara, dan sebagainya.

Jika Anda ingin menggunakan platform yang sesuai dengan tips di atas, SVCC adalah jawaban yang tepat untuk Anda. Karena kami menyediakan berbagai fitur terlengkap yang dapat menunjang semua kebutuhan acara Anda. Untuk itu, segera kosultasikan dan diskusikan acara Anda bersama kami sekarang juga.

Written by: Chasin Amrina